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求變求好求創新 實設處內比武忙 ——實設處舉行“A-B兩點對比”工作交流會

  • 2019-11-26 11:17:17
  • 來源:華中科技大學
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“大學里讀過理工農醫,是否就能直接成為一名優秀的管理人才?”“有了學位或職稱或‘帽子’是否就有文化有思想有管理才能?”“不讀書或少讀書是否能夠把管理工作持續創新?”“個人崗位工作與半年前或者一年前二年前相比有哪些改進和提升?”“運用了何種管理科學的方法或工具?”

    

 

11月12日下午,針對李震彪處長提出的系列問題,實設處開展了一場別開生面的基于“A-B兩點對比法”的比變化、比梯度、比高度工作交流會(A點代表某項工作改進前的狀態,B點代表改進后的狀態)。實設處全員參與,毛勇杰副處長主持會議。會議采用開門辦公的方式,主動邀請采購與招標中心宋象軍主任、彭忠祥副主任,國資辦龔純副主任到會觀察指導。鄭炎雄副處長及來自各科室的楊向東、朱菁萍、江琦等首批13位代表依次登臺,講“變化”、曬“妙招”、比 “成效”,氛圍緊張而熱烈。

 

“大儀共享老大難、費心勞力成效淺”,這是前幾年大儀共享面臨的困境,如何找到病根,如何找到破解“密鑰”,成為關鍵。設備管理團隊通過多讀書勤思考,巧借弗里德曼“花錢辦事模型”,思路豁然開朗。“花別人的錢辦別人的事”“花別人的錢辦自己的事”“花自己的錢辦別人的事”“花自己的錢辦自己的事”,前述4種方式中哪一種可能會更加勤儉節約、合理科學、不浪費呢?顯而易見,最后一種更好些。思路明確了、對策清楚了,于是趁熱打鐵、持續努力,大儀共享終于開創了新局面,2018、2019年連續獲得科技部財政部大儀考核全國優秀。

 

“大儀論證長流水、月月天天很零碎”。 以前大儀論證報告提交和論證比較“碎片”,一年365天教師課題組隨時提交隨時論證,不僅造成教授及院系不重視大儀購置的年度計劃和統籌,也造成歸口部門陷于事務、效率低下、缺少系統性和整合集成。“大型設備實在貴,閑置少用太浪費。開放共享要做好,院系組織有作為”。2018年探索實行“改個人申購論證為院系集中申購論證”---即由院系集中收集本單位所有教師1~2年的大儀購置需求,先進行院系內部統籌論證,通過后再一次性打包提交實設處,進入學校層面集中論證。“集中論證”不僅有利于院系領導全面了解本單位的大儀需求數據與開展整合統籌,也提高了效率,減少了“長流水、碎片化”簽字審核的事務,還有利于院系及學校大儀共享實體平臺做大做好。

 

“安全第一,改黑為白”。2018年前,由于化學危廢處置公司“壟斷經營”,渠道狹窄,出口不暢,學校危廢處置“唯公司馬首是瞻”,由于危廢運輸車屬于特種車輛,必須夜晚才可上高速行駛,常常按照公司指令,“夜晚裝車、夜晚出城”。不僅造成院系師生深夜加班工作,還由于夜晚光線不明,有些化學試劑和廢液辨識看不清、易出事傷人等。安全管理團隊開動腦筋、多方與公司溝通協調,在安全第一、成本合法合理的原則下,改“夜晚到、夜晚走”為“夜晚到、白天裝、夜晚走”模式,既方便了院系師生的工作,也保障了師生安全。

 

“人不見面、業務照辦”。2017年6月前,全校各院系師生購置設備后的驗收建賬與財務報賬,必須從四面八方跑到實設處辦公室,現場排隊辦理設備資產標簽、財務報賬單據等,耗時費力且節假日不提供服務。2017年6月,實設處設計開發出全國高校第一家具有驗收單據打印、資產標簽打印等11大功能的自助服務終端,4臺“機器人”在主校區師生服務中心、東校區師生服務中心、大活中心、醫學院基醫樓“上崗工作”,實現“人不見面,業務照辦”“一年365天、一天24小時全天候不間斷服務”,極大地方便了師生辦事。

 

“重要工作提前做,關鍵時候有點貨”。 高水平的教學實驗室建設是一流本科教學的重要支撐與保障,其中足夠的實驗室面積是重要條件之一,而我校許多院系的教學實驗室空間不足、面積短缺,已經明顯不符合一流本科的教學要求。為了有“定量化”“實際化”“法規化”的需求分析依據,近兩年教學實驗室管理團隊主動作為,分析國家規定計算標準、教育部歷年高校統計數據、院系自報需求數據,并對比分析形成報告,為2019年學校本科公共實驗教學大樓的建設立項及時提供了決策數據參考。

 

“常見問題入簡報,業務指導更高效”。許多院系內辦理設備業務的人員隊伍常常是“業余工作者”“臨時工作者”,例如有的教師偶爾親自辦理進口減免稅或者設備報廢,課題組的大儀論證報告或設備盤點春季是用某一研究生,秋季換成另一研究生,隊伍變化多業務不熟悉、出錯率高等等。因此設備及進口管理科常常遇到同一錯誤幾百次上千次的重復出現、重復糾正、年復一年的現象。“辦法總比困難多”,為了提高工作效率和服務質量,化被動為主動,設備與進口管理團隊全面梳理多年來各種不規范現象,分門別類,實名案例,形成《儀器設備管理工作簡報》,如大儀購置計劃當報不報,填寫的進口免稅設備生產商及價格與中標通知書不符,設備出境維修不向海關備案導致入境補稅,設備到貨包裝殘損不及時報告錯過強制索賠期,設備建賬信息不準確導致返工等等。一份《簡報》糾錯百種,一次發放千人受益,既是管理通報也是服務培訓,起到了“四兩撥千斤”的杠桿作用。

 

大家展示的 “妙招”不止如此,還有工作任務全流程管控的PDCA法,提高工作效果的“目標管理法”,優化工作計劃的SMART標準、5W1H分析法、甘特圖法,做好時間管理的“方圓法則”、“時間四象限法”、“20/80法則”等。許多同志深感讀書不讀書不一樣,長期讀書與一時讀書不一樣,勤于思考與按部就班不一樣。

 

特邀嘉賓對交流會給予了肯定,認為這種交流對于提高職工的創新能力、進取意識十分有益。

 

交流會的熱情與熱議延續到會外,會后各科室陸續自發組織了“回看”“復盤”活動,認為交流會不僅展示了匯報者個人積極進取、求新求變求好的程度與成效,還增進了職工之間的了解,激發了大家的學習熱情,有利于后續互相啟發、互相幫助、共同進步。大家都非常認同鄭炎雄副處長在分享發言中的感言,“身在催你讀書而不是逼你加班的單位,是一種福氣!身在不僅推薦好書,還把好書發到員工手上的部門,是一種福氣!遇到不僅督促員工讀書,還帶著員工讀書的領導,是一種福氣!”